Objetivo
El Objetivo de la revisión de los gastos debe
obedecer a querer tener la certeza de su correcta realización y que estos
cumplan con los requisitos administrativos y fiscales que le den su validez.
Para eso sería necesario lo siguiente:- Verificar que los gastos registrados sean reales.
- Que correspondan al ejercicio en que se incurrieron.
- Que estén bien clasificados en atención a su origen y concepto.
- Determinar los gastos extraordinarios para destacarlos en el estado de resultados.
Control
Interno
Para una correcta y oportuna forma de registrar
los gastos es necesario contar con dos puntos fundamentales:
a) Política de Gastos. Conjunto de reglas y
procedimientos a seguir para la realización de un gasto. Desde su origen gasta
su aplicación en la contabilidad.
b) Presupuestos. Presupuestos de gastos a
realizar e informes de las variaciones resultantes en relación con los gastos
reales. Explicaciones de las mismas.
Dentro de las políticas se deberán incluir los
responsables de autorizar el gasto, los documentos comprobatorios necesarios y
su aplicación contable según corresponda.
Procedimientos
Una forma práctica de hacer la revisión de los
gastos bien podría ser la siguiente:
1. Análisis de Variaciones. Elaborar cédulas comparativas de gastos, ya sea contra el mes o el ejercicio anterior o contra
el presupuesto de gastos. Investigar las variaciones y sugerir las correcciones
según corresponda.
2. Verificación Documental. Determinar las partidas
que por su monto o relevancia sea necesario verificar la documentación
comprobatoria de las mismas. Una partida que se recomienda revisar,
invariablemente, es la que corresponde a las compras. La base para esta
revisión sería el Manual de Políticas de Gastos. Los porcentajes de
verificación deben ser con base a la relevancia de las partidas a revisar ya
sea por su monto o por su cantidad de veces que se realiza.
3. Conexión contra otras cuentas. La revisión de los
gastos no incluye solamente verificar la correcta aplicación a la cuenta
correspondiente sino que también a la contra-cuenta respectiva y que mejor que
ya que se está viendo el asiento contable se aproveche para hacerlo.
4. Pruebas Globales. Hay algunas cuentas de
gastos que por su naturaleza es posible hacer una revisión global para
verificar su correcta aplicación. Entre las más relevantes podemos considerar
el renglón de las comisiones sobre ventas, que van en función de las ventas
realizadas.
El reporte que se elabore deberá detallar las
fallas detectadas y los asientos de corrección para que el trabajo sea completo
y se le pueda dar seguimiento con posterioridad.
