TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA NOMINAS

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA

Los objetivos básicos que el auditor interno debe evaluar en la administración de nóminas y planillas son:

1. Garantizar información financiera confiable y oportuna relacionada al rubro de nóminas y planillas.
2. Establecer la validez de las erogaciones en nóminas y planillas.
3. Promover la eficiencia operativa de la entidad relacionado a administración de personal, evaluando que las políticas y procedimientos aplicados permitan alcanzar la mayor eficiencia, tales como: horas laboradas, trabajos realizados en el menor tiempo posible, aprovechamiento al máximo del tiempo extraordinario, rotación de personal, evaluación del costo beneficio de las operaciones realizadas en los distintos departamentos.
4. Cumplimiento de objetivos, políticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentos aplicables relacionados a los aspectos laborales.

El Auditor Interno debe conocer a fondo las políticas y procedimientos aplicables en el control y registro de las nóminas y planillas, para recomendar la conveniencia de la utilización o modificación de los mismos.

Entre el procedimiento de la revisión de nóminas es:

• Establecer el concepto, naturaleza y registro contable de las nóminas y planillas.
• Definir los objetivos de la auditoría interna de las nóminas y planillas.
• Determinar la metodología recomendable, indicando algunas técnicas y procedimientos de que dispone el auditor interno para la ejecución del trabajo.

CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO

Son las actividades relacionadas con el cómputo del tiempo de trabajo realizado por un empleado, el sueldo mensual o diario, salario por día o por hora y cómputo de comisiones devengadas, cambios en sueldos y salarios, descuentos y la determinación del pago.

Por su naturaleza las nóminas de sueldos se originan de los servicios prestados por un empleado contratado a tiempo indefinido por mes y planillas cuando se trata de empleados permanentes o eventuales contratados por día o por hora.

El registro de las nóminas será en cuentas de gastos indirectos o gastos de administración y ventas. El registro de las planillas será en gastos directos, afectando los costos de producción.

TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA RECOMENDABLES

Para evaluar el área de nóminas y planillas el auditor interno dispone de algunas técnicas y procedimientos de auditoría, como los que se indican a continuación:

FAMILIARIZACION

El auditor interno debe familiarizarse con las políticas y procedimientos aplicados por la entidad para la realización de las operaciones relacionadas con las nóminas y planillas, para lo cual debe tomar en consideración los siguientes aspectos:

Estudiar y evaluar las políticas y procedimientos que aplique la entidad.

ENTREVISTAS Y FLUJOGRAMAS

Por medio de las entrevistas y flujogramas relacionados con las nóminas y planillas, el auditor interno puede:

Conocer las funciones relacionadas con las contratación del personal, autorización y pago de planillas - salarios.

Identificar el personal a cargo de las funciones relacionadas con la administración de los recursos humanos.

ANALISIS DE LA INFORMACION FINANCIERA

El auditor interno debe obtener información financiera para formarse un juicio de las operaciones relacionadas con nóminas y planillas.

·        Clasificar los rubros de nóminas y planillas, según la naturaleza de las actividades.

·        Comparar la clasificación de los rubros de nóminas y planillas con entidades similares.

EXAMEN DE LA DOCUMENTACION E INVESTIGACION ESPECIFICA:

El Auditor interno debe revisar la documentación que respalda los desembolsos efectuados en concepto de sueldos y salarios ya sea en forma global o selectiva, así también puede realizar las investigaciones específicas que considere convenientes. A continuación se mencionan algunas de ellas:

• Analizar los manuales o instructivos de políticas y procedimientos, verificando su actualización y cumplimiento.
• Analizar los registros contables, tanto principales como auxiliares, así como las formas existentes para comprobar su funcionalidad y uso adecuado.
• Elaborar si fuera necesario diagramas de flujo de muestre el recorrido que sigue el proceso de pago de contratación de personal, autorización y pago de planillas.

PRESENTACION Y DISCUSION DEL BORRADOR DEL INFORME

El auditor debe presentar las deficiencias encontradas, con una cuantificación del costo de las mismas y presentar sus recomendaciones en borrador y discutirlo con el personal involucrado, a fin de obtener sus puntos de vista, aprovechando su experiencia.

• La discusión permitirá.
• Asegurarse que se trate de problemas cuya solución sea factible, en las circunstancias actuales o en un futuro inmediato.
• Cuantificar o estimar el impacto que tienen estos problemas en la operación y resultados de la empresa.
• Relacionar los problemas identificados con los establecidos en otras áreas.
• Establecer el costo-beneficio de las recomendaciones a sugerir.

SEGUIMIENTO

El Auditor Interno debe cumplir con lo establecido en sus programas de trabajo en cuanto al seguimiento de las recomendaciones efectuadas en auditorías anteriores, por lo que debe tomar en cuenta lo siguiente:

• Las recomendaciones de auditorías recurrentes.
• Verificar las acciones correctivas realizadas.
• Al verificar que la recomendaciones anteriores no fueron atendidas se deben tomar las decisiones oportunas de acuerdo a los procesos administrativos de la empresa.
• Tomar en consideración si la Gerencia o el Consejo de Administración, asumió la responsabilidad de no tomar ninguna medida correctiva sobre los hallazgos reportados.
• Comunicar los resultados del seguimiento al órgano que reporta.
•  

AUDITORIA DE NOMINAS

CONCEPTO DE NÓMINA

1. Es un documento de contabilidad que consiste en una relación de cada una de los trabajadores que prestan sus servicios a la empresa y, en el cual se muestra el sueldo de cada persona y las prestaciones que la empresa hace a estos.
2. El ciclo de nómina de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevara a cabo lo que involucra el empleo y a clasificar, resumir e informar lo que se ha utilizado y el pago de mano de obra.

El propósito de este papel de trabajo es documentar los procedimientos sustantivos de auditoria que debe ejecutar el auditor con el fin de obtener evidencia suficiente y adecuada que le permita concluir acerca de la integridad, existencia, exactitud, valuación, presentación, propiedad y revelación de las cuentas.

Inicialmente, para cada ciclo indicaremos los objetivos de auditoria que cubriremos en cada programa. Posteriormente, las cuentas y revelaciones contables significativas relacionadas.  Esto abarca tanto las cuentas contables del balance como las del estado de resultados y las revelaciones que apliquen.  Seguidamente, determinaremos los procedimientos sustantivos (analíticos y de detalle) en los que se deben identificar cada una de las aseveraciones a probar.

El auditor deberá definir el alcance de los  procedimientos sustantivos teniendo en cuenta los resultados de las pruebas a los controles. Es decir, a mayor confianza en los controles, menor debe el alcance de los procedimientos sustantivos y a menor confianza o ausencia de procedimientos a los controles mayor debe ser el alcance de los procedimientos sustantivos.

AUDITORIA EN EL PROCESAMIENTO DE NOMINAS

Es el examen de remuneraciones al personal contractuales y legales, que se conoce también como examen de nominas y se considera como parte de los procedimientos de auditoría   aplicables al examen de los costos y gastos de operación.

El concepto de nóminas comprende muchos aspectos como lo son; sueldos, salarios, comisiones, indemnizaciones, vacaciones, prima vacacional, premios, etcétera.

OBJETIVO

Es establecer los procedimientos de auditoria aplicables al examen de remuneraciones al personal y señalar las medidas de control interno contables que deben de cumplirse en este rubro.

ERRORES POTENCIALES

• Planillas infladas con personal no existente.
• Pagos por trabajo no realizado.
• Apropiación de salarios no reclamados.
• Indemnizaciones pagadas no contabilizadas.
• Contabilización y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales.
• Errores en cálculos o sumas.

CUENTAS RELACIONADAS

• Costos de producción.
• Gastos de salario.
• Gastos de impuestos de nóminas (Patronal).
• Pasivos de nómina.
• Efectivo en el banco.

AUDITORIA DE INGRESOS Y GASTOS

OBJETIVO:

Las cuentas de ingreso y gasto del periodo deben examinar con la extensión necesaria para que el auditor pueda determinar lo siguiente:

Si los ingresos y gastos aparecen debidamente clasificados y descritos en el estado integral de resultado.

Si el estado integral de resultados presenta razonable el resultado de las operaciones y si ha sido preparado de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, aplicados de una manera uniforme.

AUDITORIA DE INGRESOS:

 Los ingresos son cantidad de dinero que entra o se recibe o que puede generar el ente contable, refleja la dinámica y el desarrollo de las actividades del negocio de manera favorable y donde la cantidad debe superar las proporciones del gasto, y en su defecto por lo menos estar en términos iguales para mantener el equilibrio financiero del ente contable.

AUDITORIA DE GASTOS:

El auditor debe poner mucha atención en este componente del activo, ya que en él se encuentran todos los gastos pagados por anticipado hechos por la empresa y que en su momento pueden traerle a la misma un beneficio futuro.

CONCEPTOS GENERALES:

1. El auditor debe efectuar una revisión global de dichos resultados.
2. Revisar las tendencias de negocio
3. Revisar las variaciones en los ingresos y gastos entre periodo.
4. Aplicar las pruebas y otros procedimientos de auditoria que se consideran necesarios de acuerdo a las circustancias.
5. Tener en cuenta la naturaleza y características de la industria
6. Y los procedimientos de contabilidad y el alcance efectivamente del control interno.

ANALISIS FINANCIERO

Estados Financieros: Los estados financieros tienen como objetivo informar sobre la situación financiera de la empresa en una fecha determinada, sobre los resultados de sus operaciones y sobre el flujo de sus fondos. La información que estos estados financieros brindan permite:

Evaluar la solvencia y liquidez de la empresa, así como su capacidad para generar fondos.

Conocer el origen y las características de sus recursos, para estimar la capacidad financiera de crecimiento.

Evaluar los resultados financieros de la administración en cuanto a su rentabilidad.

Tomar decisiones de inversión y crédito, lo cual requiere conocer la capacidad de crecimiento de la empresa, su estabilidad y rentabilidad.

Concepción del Análisis Financiero

Analizar es separar un conjunto en sus partes, con el objeto de llegar a conocer cada elemento componente y sus relaciones. El análisis es un proceso crucial ya que para poder explicar la apariencia mostrada por un fenómeno, es necesario determinar su esencia, o sea lo que determina y produce esa apariencia, lo que sólo se logra conociendo las características de cada uno de los elementos que componen el fenómeno. A continuación se presentan varias definiciones del Análisis Financiero de diferentes autores:

“El análisis de los Estados Financieros consiste en el estudio de las relaciones entre los diversos elementos financieros de una entidad o un negocio, tal como los muestra una sola serie de Estados de fechas sucesivas”.

“El análisis financiero es una ciencia y un arte, el valor de éste radica en que se pueden utilizar ciertas relaciones cuantitativas para diagnosticar los aspectos fuertes y débiles del desempeño de una empresa. No basta analizar desempeño operativo, el análisis financiero debe considerar las tendencias estratégicas y económicas que la empresa debe conocer para lograr éxito a largo plazo. Cada frente o cada analista emplean distintas listas o combinaciones de razones para el análisis. No existe un conjunto de razones que pueda utilizarse siempre, tan solo aquellas razones que se sugieren para la decisión inmediata”:

“El análisis financiero es una herramienta o técnica que aplica el administrador financiero para la evaluación histórica de un organismo social público o privado. El método de análisis como la técnica aplicable a la interpretación, muestra el orden que sigue para separar y conocer los elementos descriptivos y numéricos que integran el contenido de los estados financieros.

Desde el punto práctico en nuestro país el análisis económico financiero se utiliza para aplicar las técnicas y herramientas existentes, evaluar los resultados e influencias y para tomar de decisiones inteligentes que conlleven a elevar la eficiencia y eficacia de la entidad.

Método de Análisis Vertical:  El método de Análisis Vertical se emplea para analizar Estados Financieros como el Estado de Situación y el Estado Resultados, se hace referencia a la información financiera de un solo período contable y pone al descubierto las influencias de una partida en otra. Dicho análisis responde preguntas tales como: ¿Cómo está compuesto cada peso de ventas?

El método de Análisis Horizontal: consiste en comparar datos analíticos de un período corriente con cálculos realizados en años anteriores, esta comparación brinda criterios para evaluar la situación de la empresa; mientras mayor sea la serie cronológica comparada, mayor claridad adquiere el analista para evaluar la situación. Una serie de estados puede ser útil para relevar tendencias, si embargo, es necesario obrar con cautela, pues en los cambios en cualquier partida, antes de enjuiciarla como positiva o negativa, hay que conocer las causas del cambio.