OBJETIVOS DE
Los
objetivos básicos que el auditor interno debe evaluar en la administración de
nóminas y planillas son:
- Garantizar información financiera confiable y oportuna relacionada al rubro de nóminas y planillas.
- Establecer la validez de las erogaciones en nóminas y planillas.
- Promover la eficiencia operativa de la entidad relacionado a administración de personal, evaluando que las políticas y procedimientos aplicados permitan alcanzar la mayor eficiencia, tales como: horas laboradas, trabajos realizados en el menor tiempo posible, aprovechamiento al máximo del tiempo extraordinario, rotación de personal, evaluación del costo beneficio de las operaciones realizadas en los distintos departamentos.
- Cumplimiento de objetivos, políticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentos aplicables relacionados a los aspectos laborales.
El
Auditor Interno debe conocer a fondo las políticas y procedimientos aplicables
en el control y registro de las nóminas y planillas, para recomendar la
conveniencia de la utilización o modificación de los mismos.
Entre
el procedimiento de la revisión de nóminas es:
- Establecer el concepto, naturaleza y registro contable de las nóminas y planillas.
- Definir los objetivos de la auditoría interna de las nóminas y planillas.
- Determinar la metodología recomendable, indicando algunas técnicas y procedimientos de que dispone el auditor interno para la ejecución del trabajo.
CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO
Son
las actividades relacionadas con el cómputo del tiempo de trabajo realizado por
un empleado, el sueldo mensual o diario, salario por día o por hora y cómputo
de comisiones devengadas, cambios en sueldos y salarios, descuentos y la
determinación del pago.
Por
su naturaleza las nóminas de sueldos se originan de los servicios prestados por
un empleado contratado a tiempo indefinido por mes y planillas cuando se trata
de empleados permanentes o eventuales contratados por día o por hora.
El
registro de las nóminas será en cuentas de gastos indirectos o gastos de
administración y ventas. El registro de las planillas será en gastos directos,
afectando los costos de producción.
TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA
RECOMENDABLES
Para
evaluar el área de nóminas y planillas el auditor interno dispone de algunas
técnicas y procedimientos de auditoría, como los que se indican a continuación:
FAMILIARIZACION
El
auditor interno debe familiarizarse con las políticas y procedimientos
aplicados por la entidad para la realización de las operaciones relacionadas
con las nóminas y planillas, para lo cual debe tomar en consideración los
siguientes aspectos:
Estudiar
y evaluar las políticas y procedimientos que aplique la entidad.
ENTREVISTAS Y FLUJOGRAMAS
Por
medio de las entrevistas y flujogramas relacionados con las nóminas y
planillas, el auditor interno puede:
Conocer las funciones relacionadas con las contratación
del personal, autorización y pago de planillas - salarios.
Identificar el personal a cargo de las funciones
relacionadas con la administración de los recursos humanos.
ANALISIS DE LA INFORMACION FINANCIERA
El
auditor interno debe obtener información financiera para formarse un juicio de
las operaciones relacionadas con nóminas y planillas.
·
Clasificar
los rubros de nóminas y planillas, según la naturaleza de las actividades.
·
Comparar
la clasificación de los rubros de nóminas y planillas con entidades similares.
EXAMEN DE LA DOCUMENTACION E INVESTIGACION ESPECIFICA:
El
Auditor interno debe revisar la documentación que respalda los desembolsos
efectuados en concepto de sueldos y salarios ya sea en forma global o
selectiva, así también puede realizar las investigaciones específicas que
considere convenientes. A continuación se mencionan algunas de ellas:
- Analizar los manuales o instructivos de políticas y procedimientos, verificando su actualización y cumplimiento.
- Analizar los registros contables, tanto principales como auxiliares, así como las formas existentes para comprobar su funcionalidad y uso adecuado.
- Elaborar si fuera necesario diagramas de flujo de muestre el recorrido que sigue el proceso de pago de contratación de personal, autorización y pago de planillas.
PRESENTACION Y DISCUSION DEL BORRADOR DEL INFORME
El
auditor debe presentar las deficiencias encontradas, con una cuantificación del
costo de las mismas y presentar sus recomendaciones en borrador y discutirlo
con el personal involucrado, a fin de obtener sus puntos de vista, aprovechando
su experiencia.
- La discusión permitirá.
- Asegurarse que se trate de problemas cuya solución sea factible, en las circunstancias actuales o en un futuro inmediato.
- Cuantificar o estimar el impacto que tienen estos problemas en la operación y resultados de la empresa.
- Relacionar los problemas identificados con los establecidos en otras áreas.
- Establecer el costo-beneficio de las recomendaciones a sugerir.
El
Auditor Interno debe cumplir con lo establecido en sus programas de trabajo en
cuanto al seguimiento de las recomendaciones efectuadas en auditorías
anteriores, por lo que debe tomar en cuenta lo siguiente:
- Las recomendaciones de auditorías recurrentes.
- Verificar las acciones correctivas realizadas.
- Al verificar que la recomendaciones anteriores no fueron atendidas se deben tomar las decisiones oportunas de acuerdo a los procesos administrativos de la empresa.
- Tomar en consideración si la Gerencia o el Consejo de Administración, asumió la responsabilidad de no tomar ninguna medida correctiva sobre los hallazgos reportados.
- Comunicar los resultados del seguimiento al órgano que reporta.
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